Faza finala a circulatiei documentelor o constituie clasarea lor la dosar, dupa rezolvarea completa si definitiva a acestora.

Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine, strict determinata in scopul asigurarii pastrarii lor in bune conditii si pentru a fi usor gasite in vederea obtinerii de informatii necesare.  Clasarea documentelor in dosare se poate face dupa mai multe criterii:

• criteriul cronologic – presupune gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor;
• criteriul alfabetic – presupune gruparea documentelor in functie de numele unitatii la care se refera documentele;
• criteriul geografic- gruparea documentelor dupa judetul, municipiul sau orasul unde isi au sediul unitatile corespondente;
• criteriul pe grupe de operatii economice – presupune aranjarea documentelor pe categorii de probleme (active imobilizate, active circulante banesti, livrarea marfurilor);

Pastrarea documetelor trebuie sa asigure  integritatea acestora deoarece acestea servesc pentru controlul operatiilor economice efectuate. Poate fi de doua feluri: pentru anul curent si pentru anii precedenti.

Pastrarea documentelor pentru anul curent se organizeaza in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment al unitatii patrimoniale.

Pastrarea documentelor din anii precedenti se organizeaza in arhiva generala a entitatii.

Sursa: www.contzilla.ro