Va aducem la cunostinta ca in Monitorul Oficial, a fost publicat OMFP 2634/2015 privind documentele financiar–contabile.
Odata cu intrarea in vigoare a prezentului ordin se abroga:
- a) Ordinul ministrului economiei si finantelor nr. 3.512/2008 privind documentele financiar-contabile, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 870 si 870 bis din 23 decembrie 2008, cu modificarile si completarile ulterioare;
- b) Ordinul ministrului finantelor publice nr. 2.226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile de catre persoanele prevazute la art. 1 din Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata, publicat in Monitorul Oficial al Romaniei, Partea I, nr. 1.056 din 30 decembrie 2006, cu modificarile ulterioare.
Iata care sunt cele mai importante zece modificari aduse de Ordinul MFP 2634/2015:
- Se renunta, in primul rand, la obligatia de a intocmi un anumit numar de exemplare dintr-un document.
2. Clarificarea elementelor principale pe care trebuie sa le includa documentele justificative:
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
-denumirea documentului;
-denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
-numarul documentului si data intocmirii acestuia;
-mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (când este cazul);
-continutul operatiunii economico-financiare si, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
-datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
-numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
Insa:
Documentele contabile (registre, jurnale, fise, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
-denumirea entitatii;
-data intocmirii documentului contabil;
-felul, numarul si data documentului justificativ;
-sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
-conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
-semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.
- Se renunta la reglementarile privind circuitul si locul de arhivare pentru fiecare document.
- De asemenea, in acelasi context, se ofera posibilitatea ca fiecare entitate sa isi stabileasca proceduri proprii privind aspectele de mai jos, in functie de necesitatile proprii ale entitatii:
- Pastrarea si arhivarea registrelor decontabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile
- Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor decontabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor incontabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.
- Termenul de pastrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pastrare a registrelor si a celorlalte documentefinanciar-contabile este de 10 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiuluifinanciar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia celor prevazute la pct. 39 si 40.
- Documentele prevazute in anexa nr. 4 la ordin se pastreaza pe o perioada de 5 ani in conditiile in care necesitatile proprii ale entitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
- Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
- Se renunta la obligatia de a aplica prevederile legii 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica:
In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
- Se completeaza si se modifica Anexa nr.4Documentele financiar-contabile care se pastreaza timp de 5 ani, cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, in arhiva persoanelor prevazute la art.1, alin.(1)-(4) din Legea contabilitatii nr.82/1991, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
- Se elimina din Nomenclatorul documentelor financiar-contabile registrul jurnal de incasari si plati (cod 14-1-1/b).
- Operatorii economici pot pastra documentele contabile, in baza contractelor de prestari servicii, cu titlu oneros, daca sunt autorizati in prestarea de servicii arhivistice:
Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.
- Se elimina obligatia stampilarii documentelorfinanciar-contabile.
- In ce priveste numerotarea documentelor, entitatile isi asigura un regim intern de numerotare, cu respectarea urmatoarelor reguli, cu mentiunea ca mai multe detalii pot fi consultateaici.
se va desemna prin decizie interna scrisa o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor;
-fiecare document va avea un numar si o serie;
-se vor emite proceduri proprii de stabilire si alocare de numere sau serii prin care se va mentiona pentru fiecare exercitiu care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
